Diese Nutzungsbedingungen regeln Ihre Nutzung von Mandavo (der „Dienst“). Mit der Erstellung eines Kontos oder der Nutzung des Dienstes stimmen Sie diesen Bedingungen zu.
1. Begriffsbestimmungen
- „Dienst“ — die Webanwendung Mandavo, einschließlich Kanzlei-Admin-Panel und Mandantenportal.
- „Kanzlei“ — die Steuerkanzlei oder Steuerberatungspraxis, die das primäre Abonnementkonto hält.
- „Kanzlei-Nutzer“ — eine von einer Kanzlei eingeladene Person, die in ihrem Namen handelt (Admins, Buchhalter, Assistenten, Auditoren).
- „Mandant“ — ein Unternehmen oder Einzelperson, die von einer Kanzlei betreut wird und Zugang zum Mandantenportal erhält.
- „Mandanten-Nutzer“ — eine Person, die im Namen eines Mandanten anmeldet (Inhaber, Mitarbeiter).
- „Inhalte“ — Dokumente, Nachrichten, Zeiterfassungseinträge, Rechnungen und alle weiteren Daten, die Sie im Dienst hochladen oder erzeugen.
2. Konto & zulässige Nutzung
Sie sind dafür verantwortlich, die Vertraulichkeit Ihrer Zugangsdaten zu wahren, sowie für alle Aktivitäten unter Ihrem Konto. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist verfügbar und für Kanzlei-Nutzer empfohlen.
Sie verpflichten sich, nicht:
- den Dienst für rechtswidrige Zwecke oder unter Verstoß gegen geltendes Steuer-, Arbeits- oder Datenschutzrecht zu nutzen;
- Mandantentrennung, Periodensperre, Aufbewahrungsregeln oder das Audit-Protokoll zu umgehen;
- Inhalte hochzuladen, zu deren Weitergabe Sie nicht berechtigt sind, einschließlich Drittinhalte, die durch IP- oder Datenschutzrechte geschützt sind;
- Daten besonderer Kategorien in dafür nicht vorgesehene Felder hochzuladen – etwa dürfen medizinische Diagnosen niemals in Krankenstandsnotizen eingegeben werden.
3. Rollen, Verantwortlichkeiten und Kanzlei-Befugnis
Eine Kanzlei verwaltet ihre Mandanten innerhalb des Dienstes. Die Kanzlei ist verantwortlich für:
- Aufbewahrungsrichtlinien, Urlaubsregelungen, Arbeitspläne und Benachrichtigungs-Defaults zu konfigurieren;
- Mandantenzugänge, Berechtigungen für sensible Datenräume und rechtliche Sperren zu gewähren bzw. zu widerrufen;
- die automatisch vorbereitete Ausgabe vor jeder externen Einreichung oder Übergabe zu prüfen.
4. Abonnement, Abrechnung & Steuern
Bezahlte Tarife werden monatlich pro Kanzlei abgerechnet. Abonnements werden über Stripe via Laravel Cashier abgewickelt. Wir speichern keine vollständigen Zahlungskartendaten; lediglich eine Stripe-Kundenreferenz wird zum Kanzlei-Datensatz hinterlegt.
Preise sind ohne USt ausgewiesen. Die lokale USt wird beim Checkout ergänzt, sofern zutreffend.
Sie können jederzeit upgraden, downgraden oder kündigen. Stripe pro-ratisiert Tarifwechsel automatisch.
5. Dateneigentum
Ihre Inhalte gehören Ihnen. Die Kanzlei besitzt die primären Verwaltungsrechte über ihre Mandantendaten. Wir verarbeiten Inhalte als Auftragsverarbeiter nach Ihren Weisungen, im Einklang mit unserer Datenschutzerklärung und einem ggf. geltenden Datenverarbeitungsvertrag.
Sie können Inhalte jederzeit als CSV / PDF / ZIP aus dem Berichtsbereich der App exportieren.
6. Ergebnisse sind „zur Prüfung vorbereitet“
Berichte, Exporte, Rechnungsentwürfe, Lohnvorbereitungspakete und Steuer-Übersichten des Dienstes sind ausschließlich „zur Prüfung vorbereitet“. Sie stellen keine abschließende steuerliche oder rechtliche Beratung dar. Sie ersetzen nicht:
- einer/eines lizenzierten Steuerberaterin/Steuerberaters oder eines anderen autorisierten Steuerberaters;
- eines Lohnabrechners;
- der direkten Übermittlung an FinanzOnline / ELSTER / ELDA / vergleichbaren Behördensystemen;
- DATEV-/BMD-/RZL-Buchhaltungsplattformen.
Vor jeder externen Verwendung ist eine Buchhalter-Prüfung erforderlich.
7. Verfügbarkeit des Dienstes
Wir streben hohe Verfügbarkeit an, garantieren jedoch keinen unterbrechungsfreien Zugriff. Wartung, Skalierung und Sicherheits-Notfallarbeiten können den Dienst kurzzeitig beeinträchtigen.
8. Aussetzung und Beendigung
Sie können Ihr Abonnement jederzeit kündigen. Wir können Konten aussetzen oder beenden, die gegen diese Bedingungen verstoßen oder ein Risiko für den Dienst, andere Kanzleien oder Dritte darstellen.
Nach Beendigung haben Sie 30 Tage Zeit, verbleibende Inhalte zu exportieren. Anschließend werden die Daten gemäß den konfigurierten Aufbewahrungsregeln bereinigt. Dokumente unter einer aktiven rechtlichen Sperre sind bis zur Aufhebung der Sperre von der Bereinigung ausgenommen.
9. Haftungsbegrenzung
Soweit gesetzlich zulässig, wird Mandavo „wie besehen“ bereitgestellt. Wir haften nicht für indirekte, zufällige oder Folgeschäden, einschließlich versäumter Fristen, behördlicher Strafen oder entgangenen Umsatzes. Unsere Gesamthaftung ist auf die Gebühren begrenzt, die Sie in den 12 Monaten vor der Forderung gezahlt haben.
Nichts in diesen Bedingungen schränkt die Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit oder eine nach geltendem Recht nicht beschränkbare Haftung ein.
10. Änderungen dieser Bedingungen
Wir können diese Bedingungen von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten im Dienst und per E-Mail angekündigt, es sei denn, die Änderung ist zur Behebung eines Sicherheits- oder Rechtsthemas erforderlich.
11. Anwendbares Recht und Gerichtsstand
Diese Bedingungen unterliegen österreichischem Recht, unbeschadet zwingender verbraucherschutzrechtlicher Vorschriften Ihres Wohnsitzlandes. Streitigkeiten unterliegen der ausschließlichen Zuständigkeit der zuständigen Gerichte in Wien, Österreich.
12. Kontakt
Fragen zu diesen Bedingungen? E-Mail an [email protected].